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ERP-Migration: So gelingt der Wechsel auf ein neues System

ERP-Systeme bilden das Rückgrat vieler Unternehmen, indem sie die Planung, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen wie Personal oder Material vereinheitlichen und effizient gestalten. Im schnelllebigen Technologiezeitalter kann ein ERP-System jedoch veralten oder den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens nicht mehr gerecht werden. Wie gelingt in einem solchen Fall der reibungslose Wechsel zu einem neuen System?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und bezieht sich auf integrierte Softwarelösungen, die dazu dienen, die Ressourcen eines Unternehmens zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dabei geht es nicht nur um materielle Ressourcen, sondern auch um immaterielle wie Zeit oder Personal. ERP-Systeme bieten eine Gesamtsicht auf die Geschäftsprozesse, integrieren verschiedene Unternehmensbereiche (wie Finanzen, Personalwesen, Produktion, Logistik usw.) und ermöglichen einen durchgängigen Informationsfluss. Sie sind oft modular aufgebaut, sodass Unternehmen individuell entscheiden können, welche Module sie benötigen und einsetzen möchten.

Welche ERP-Systeme gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von ERP-Systemen auf dem Markt, die sich in ihrer Funktionalität, Skalierbarkeit, Branchenspezifik und Preisgestaltung unterscheiden, unter anderem:

  • SAP ERP (S/4HANA): SAP ist einer der weltweit führenden Anbieter von ERP-Software und bietet Lösungen für eine Vielzahl von Branchen und Unternehmensgrößen an.
  • Oracle ERP Cloud: Oracle bietet sowohl Cloud-basierte als auch On-Premise-ERP-Lösungen an und ist besonders in großen Unternehmen und Institutionen beliebt.
  • Microsoft Dynamics 365: Microsofts ERP-Lösung umfasst eine Reihe von Modulen, die sich an verschiedene Geschäftsanforderungen anpassen lassen.
  • Infor CloudSuite: Infor bietet branchenspezifische ERP-Lösungen für eine Vielzahl von Marktsegmenten.
  • Epicor ERP: Epicor bietet sowohl Cloud- als auch On-Premise-Lösungen, besonders für Fertigungs- und Vertriebsorganisationen.

Herausforderungen eines ERP-Wechsels

Ein Update einer ERP-Software, selbst wenn es sich um dasselbe Produkt des gleichen Anbieters handelt (wie etwa der Wechsel von SAP R3 zu SAP S4/Hana), kann durchaus mit einer völligen Neuimplementierung gleichgesetzt werden. Ein solches Projekt erfordert Experten, die nicht nur technisches Wissen über das ERP-System selbst haben, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Geschäftsprozesse und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens mitbringen. Es kann schwierig sein, solche Fachkräfte intern zu finden, besonders in Unternehmen, die bisher kein vergleichbares System genutzt haben oder die auf ein völlig anderes System umsteigen. Daher suchen viele Unternehmen externe Unterstützung, beispielsweise durch Beratungsunternehmen.

In 10 Schritten zur erfolgreichen ERP-Migration für Unternehmen

  1. Ist-Analyse und Zielfestlegung: Erfassen Sie den aktuellen Stand Ihrer Geschäftsprozesse und identifizieren Sie Schwachstellen oder Verbesserungspotenziale. Definieren Sie klare Ziele für das neue ERP-System.
  2. Auswahl des richtigen ERP-Systems: Basierend auf der Ist-Analyse, recherchieren Sie geeignete ERP-Systeme. Berücksichtigen Sie dabei sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen des Unternehmens.
  3. Projektteam bilden: Setzen Sie ein interdisziplinäres Team zusammen, das Stakeholder aus den verschiedenen Unternehmensbereichen einschließt. Bestimmen Sie einen Projektmanager, der die Migration koordiniert.
  4. Datenbereinigung: Überprüfen Sie die aktuellen Daten auf Fehler, Duplikate oder Irrelevanz. Entscheiden Sie, welche Daten migriert werden sollen und welche archiviert oder gelöscht werden können.
  5. Systemanpassungen: Passen Sie das ausgewählte ERP-System an die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens an. Nutzen Sie dabei die Unterstützung des ERP-Anbieters oder externer Berater.
  6. Tests und Schulungen: Testen Sie das neue System intensiv in einer Testumgebung. Schulen Sie die Endbenutzer im Umgang mit dem neuen System.
  7. Parallele Nutzung: Fahren Sie das alte und das neue System parallel, um sicherzustellen, dass alle Prozesse im neuen System korrekt abgebildet werden und keine Daten verloren gehen.
  8. Migration durchführen: Migrieren Sie die bereinigten und validierten Daten in das neue ERP-System. Überwachen Sie den Prozess sorgfältig, um eventuelle Probleme sofort zu identifizieren.
  9. Nachbetreuung: Unterstützen Sie die Mitarbeiter in der Anfangsphase nach der Umstellung aktiv. Sammeln Sie Feedback und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen am System vor.
  10. Laufende Optimierung: ERP-Systeme sind nicht statisch. Überwachen Sie regelmäßig die Effizienz des Systems und nehmen Sie bei Bedarf Optimierungen vor.

ERP-Migration mithilfe externer Spezialisten erfolgreich umsetzen

Ein Mangel an qualifiziertem Fachpersonal kann die ERP-Migration verzögern, die Kosten erhöhen und das Risiko von Implementierungsfehlern steigern. Als spezialisierte Personalberatung im Bereich IT & Digitalisierung unterstützen wir unsere Kunden durch die Bereitstellung von ERP-Spezialisten und IT-Experten, die den Migrationsprozess fachlich begleiten und Ihr internes Team während des Migrationsprojekts ergänzen können. Unsere Consultants freuen sich über Ihre Anfrage!

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